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エクセルって簡単?!~便利機能のご紹介~

こんにちは。

今日はエクセルの便利機能をご紹介します!

エクセルの機能の一つに「入力規則」という機能があります。

例えば、

・「氏名を入力する時にカタカナで入力したい」

・「氏名を入力する際、姓と名は全角1文字分スペースであけるように注意を促したい」

・「指定の期間の日付以外は入力されないように設定したい」…etc

このような時に入力規則をつかえば、ミスを防ぐことができ作成した人以外の人が入力する時も規則通りに入力することができます。

 

では、上記から特に簡単な2つの例について解説します。

覚えておくと便利ですよ!

 

「氏名を入力する時にカタカナで入力したい」

1.カタカナで入力したい範囲を選択しておきましょう。

フリガナ1

2.次に、リボンの中にある[データ]から[データの入力規則]の中にある[データの入力規則]をクリックして選びます。

katakana2

3.ダイアログボックスが表示されるので、[日本語入力]タブをクリックし、日本語入力の下向き▼から「全角カタカナ」を選択し[OK]してみましょう。

katakana3

4.それでは、フリガナの列で入力したいセルを選択し入力してみましょう。

フリガナ4

入力すると自動的にカタカナ表示になりましたね!

あっと言う間に設定完了です。超簡単です!

入力モードをいちいち変えなくて済みます。

 

次に、

「氏名を入力する際、姓と名は全角1文字分スペースであけるように注意を促したい」

をやってみましょう!

1.氏名の範囲を選択しておきましょう。

氏名1

2.先ほどの手順で、入力規則を出しましょう。

リボンの中にある[データ]から[データの入力規則]の中にある[データの入力規則]をクリックして選びます。

 

3.ダイアログボックスが表示されるので、[入力時メッセージ]タブをクリックし、タイトルに任意のタイトルを入力します。次にメッセージに「姓と名の間は全角1文字分のスペースを空けて下さい。」等、任意のメッセージを入力したら[OK]してみましょう。

simei2

4.それでは、入力したい氏名のセルを選択してみましょう。

氏名3

メッセージが出てきました!

これで誰が見ても入力する時に「あれ?なるほど。気をつけて入力しよう」となるはずです。

 

このほかにも、入力規則でできることはたくさんあります。

・選択肢を作成し、選択肢の中から選択してもらえるようにする

・あるセル内に20文字以内のコメントを表示させたい場合など、文字数の制限する

・指定の期間の日付以外は入力されないように設定する

(例えば2017/6/1~2017/6/30の期間の日付だけを表示する)

などなど。

 

エクセルには計算機能だけでなく、このような便利な機能がたくさんあります。

仕組みさえわかれば、あとは簡単というものも多いですよ。

エディスパソコン学院では、このような役立つ機能も授業でご案内しております。

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2017年6月1日

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